Budowanie struktury organizacyjnej firmy

Optymalnie zorganizowana struktura organizacyjna jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania firmy. Dlatego też budowanie silnej i spójnej struktury organizacyjnej, która będzie odpowiadać potrzebom firmy zarówno w perspektywie krótkoterminowej, jak i długoterminowej, jest kluczowym elementem wpływającym na sukcesy firmy. W artykule tym opisano najważniejsze aspekty budowania struktury organizacyjnej w celu stworzenia optymalnie funkcjonującego systemu.

Krok 1: Zdefiniowanie misji i celów firmy

Przed przystąpieniem do budowania struktury organizacyjnej ważne jest, aby zdefiniować misję i cele firmy. Misja jest kluczowa w określeniu celów, które firma ma zamiar osiągnąć, a także w kształtowaniu struktury organizacyjnej, która pomaga w realizacji tych celów. Przy ustalaniu celów należy określić liczbę pracowników potrzebnych do ich osiągnięcia, a także ich odpowiedzialności. Należy zwrócić szczególną uwagę na to, by cele określały konkretne wyniki, które firma chce osiągnąć, a nie tylko ogólny opis działań, które mają być wykonane.

Krok 2: Zdefiniowanie poziomów struktury organizacyjnej

Po określeniu celów ważne jest, aby określić poziomy struktury organizacyjnej. Większość firm preferuje pięciopoziomowy model, który obejmuje poziomy: pracowników, dyrektora, wiceprezesa, prezesa i zarządu. To z kolei może zawierać dalsze struktury, takie jak pracownicy, grupy, działy i podzespoły. Wybór tych poziomów zależy od złożoności firmy oraz jej potrzeb, ale istotne jest, aby były one wyraźnie określone i że każdy poziom odpowiadał konkretnym celom firmy.

Krok 3: Ustalenie relacji pomiędzy poziomami

Kolejnym ważnym elementem w budowaniu struktury organizacyjnej jest określenie relacji między poszczególnymi poziomami. Może to być zarówno liniowa relacja, w której jednostki są bezpośrednio odpowiedzialne za swojego bezpośredniego przełożonego, jak i sieciowy model, w którym pracownicy i zarząd są łączeni poprzez wspólne projekty i cele. Istotne jest, aby wszystkie relacje były jasno określone i aby każdy pracownik doskonale wiedział, komu ma bezpośrednio podlegać oraz kto jest jego przełożonym.

Krok 4: Określenie czynników wpływających na podejmowanie decyzji

Struktura organizacyjna związana jest z podejmowaniem decyzji. Dlatego też ważne jest, aby określić czynniki wpływające na decyzje, a także zdefiniować, które poziomy struktury organizacyjnej mają odpowiedzialność za podejmowanie decyzji. Ważne jest również, aby te decyzje były konsultowane z większą liczbą poziomów w celu wypracowania lepszych i bardziej efektywnych rozwiązań.

Krok 5: Ustalenie systemu kontroli

Kontrola nad działaniami firmy jest ważnym elementem optymalnej struktury organizacyjnej. System kontroli powinien określać, w jaki sposób kontrolowane są poszczególne procesy i działania, a także w jaki sposób dane będą przetwarzane. System ten powinien obejmować również proces monitorowania wyników i ustalania odpowiedzialności za ich osiąganie.

Krok 6: Określenie systemu wynagradzania i motywowania

Aby skutecznie zarządzać strukturą organizacyjną, ważne jest, aby określić system wynagradzania i motywowania pracowników. System ten powinien być dostosowany do potrzeb pracowników i do celów określonych przez firmę, być konkurencyjny i dostosowany do rynku. Większość firm uznała, że system wynagradzania i motywowania oparty na pozytywnym nagradzaniu występuje w postaci premii, premii dla wybitnych wyników i konkursów jest skuteczny w wywoływaniu zaangażowania pracowników i zachęcaniu ich do osiągania coraz lepszych wyników.

Krok 7: Stworzenie komunikacji między poziomami

Komunikacja jest kluczowym elementem w optymalizacji struktury organizacyjnej. Ważne jest, aby wypracować dobre praktyki w zakresie komunikacji między poziomami i aby wszyscy pracownicy i członkowie zarządu mieli łatwy dostęp do informacji, które są dla nich istotne. W szczególności ważne jest, aby informacje dotyczące strategii i celów firmy były dostępne dla każdego pracownika i aby zbudować mechanizmy, które umożliwiają komunikację zarówno w górę, jak i w dół poziomów struktury organizacyjnej.

Krok 8: Dostosowanie struktury do zmieniających się potrzeb

Struktura organizacyjna powinna być dostosowana do zmieniających się potrzeb firmy i potrzeb pracowników. Ważne jest, aby na bieżąco monitorować sytuację i dostosowywać strukturę w celu lepszego wykorzystania potencjału firmy do osiągania założonych celów. W tym celu firmy powinny wprowadzać nowe procesy i procedury oraz regularnie sprawdzać, czy struktura jest efektywna i czy wszystkie poziomy są skutecznie wykorzystywane.

Krok 9: Ustalenie przejrzystych procedur i zasad

Kolejnym krokiem w optymalizacji struktury organizacyjnej jest ustalenie przejrzystych procedur i zasad. Przede wszystkim istotne jest, aby pracownicy wiedzieli, jakie są ich obowiązki, a także kto jest odpowiedzialny za ich wykonanie. Ponadto ważne jest, aby wprowadzić jasne zasady w zakresie współpracy, jawności, wymiany informacji i dostępu do informacji oraz aby określić procedury postępowania w sytuacjach kryzysowych.

Krok 10: Regularna ocena struktury organizacyjnej

Aby utrzymać optymalną i skuteczną strukturę organizacyjną, ważne jest, aby regularnie ją oceniać. Firmy powinny sprawdzać, czy struktura jest spójna i czy wszystkie poziomy są skutecznie wykorzystywane. Ponadto ważne jest, aby sprawdzać, czy poziomy i relacje pomiędzy nimi są jasno określone i czy czynniki wpływające na podejmowanie decyzji są dobrze dostosowane do wymagań firmy.

Optymalizacja struktury organizacyjnej jest ważnym elementem wpływającym na sukces firmy. Należy podjąć powyższe kroki, aby stworzyć optymalnie funkcjonujący system, który odpowie potrzebom pracowników i firmy. Dzięki takiemu systemowi firma będzie w stanie lepiej zarządzać swoimi zasobami i koncentrować się na realizacji swoich celów.